1. Définir les données à migrer
Commencez par distinguer les contacts, les entreprises et les opportunités présents dans votre classeur. Dans HubSpot, ces catégories correspondent à des objets distincts ; les associations relient leurs fiches. Pour préparer votre migration, notez pour chaque feuille ce que représente une ligne, quelles colonnes décrivent cette ligne et quels liens doivent être conservés. Décidez ensuite si chaque lot doit créer des fiches, mettre à jour des fiches existantes ou les associer. Cette grille de préparation s’appuie sur le fonctionnement documenté de l’import HubSpot ; vérifiez les objets et opérations proposés par votre propre CRM.
2. Conserver une copie avant toute opération
Avant le nettoyage, conservez le classeur original et travaillez sur une copie : Microsoft précise que la suppression des doublons efface les données concernées. Si le CRM contient déjà des fiches, sauvegardez aussi les données qui pourraient être modifiées. Salesforce recommande une sauvegarde avant toute opération sur les données. Gardez séparément le fichier initial, le fichier préparé et les résultats du pilote pour pouvoir comparer les versions. Ne considérez pas un fichier exporté comme une restauration garantie : son contenu et la procédure de réimport restent à vérifier.
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3. Préparer les colonnes et les champs
Dans HubSpot, le fichier d’import comporte une ligne d’en-têtes et une seule feuille ; les formats acceptés incluent CSV, XLSX et XLS. Ce sont des exigences propres à cet outil. Consultez celles du CRM retenu avant de convertir votre classeur. Vérifiez les champs obligatoires selon l’objet importé. Préparez une correspondance explicite entre chaque colonne Excel et son champ cible : libellé, type de valeur et destination. Une colonne de téléphone doit rester distincte d’un identifiant client ; ne choisissez pas un champ uniquement parce que son intitulé ressemble à celui du fichier.
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4. Préserver les valeurs pendant le nettoyage
Excel peut supprimer des zéros initiaux ou convertir de grands nombres en notation scientifique. Pour les codes, téléphones ou identifiants qui doivent conserver leur écriture, Microsoft décrit notamment l’import Texte/CSV avec conversion des colonnes en type Texte. Un format appliqué après la perte des zéros ne les restaure pas. Contrôlez donc la valeur conservée dans le fichier final, pas seulement son apparence dans le classeur. Vérifiez aussi que les valeurs destinées à une liste de choix correspondent aux options du CRM : HubSpot documente des erreurs lorsque les valeurs importées ne correspondent pas aux options attendues.
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5. Examiner les doublons et choisir un identifiant
Dans Excel, la mise en forme conditionnelle permet de repérer les valeurs répétées avant de décider lesquelles supprimer. La commande de suppression utilise les colonnes sélectionnées : examinez ce choix avant validation. Côté CRM, utilisez l’identifiant prévu pour reconnaître les fiches existantes. HubSpot documente notamment l’e-mail pour les contacts, le domaine pour les entreprises et le Record ID. Sans identifiant adapté, un import peut créer des doublons. Ne remplacez donc pas arbitrairement un identifiant par un nom ; contrôlez la règle de rapprochement de l’objet et de l’outil utilisés.
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6. Vérifier la correspondance et les écrasements
Sur l’écran d’import, contrôlez la colonne source, l’objet cible et le champ associé. HubSpot prévoit aussi un réglage de gestion des valeurs existantes : vérifiez-le avant une mise à jour. Ne supposez pas qu’une cellule vide supprimera une donnée déjà présente. Dans HubSpot, les cellules vides sont ignorées et ne vident pas une propriété existante. Pour toute autre solution, vérifiez ce comportement dans sa documentation. Une correspondance automatique reste à relire, en particulier pour les identifiants et les liens entre contacts et entreprises.
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7. Effectuer un import pilote
Salesforce recommande un essai sur un petit sous-ensemble, puis la vérification des résultats avant de poursuivre. Appliquez ce principe au périmètre que vous avez défini : commencez par un lot limité permettant de contrôler les champs et les associations attendus. N’enchaînez pas avec l’import complet tant que les écarts restent inexpliqués. Il n’existe pas ici de taille de lot ou de délai présenté comme universel. Ce guide décrit une préparation documentaire ; Outiloscope n’a exécuté aucun import ni test produit pour cet article.
8. Contrôler le résultat et traiter les erreurs
Dans HubSpot, le récapitulatif distingue les lignes importées, les nouvelles fiches et les fiches mises à jour. Le nombre de fiches peut différer du nombre de lignes, notamment lorsque plusieurs e-mails renvoient au même contact : examinez les écarts plutôt que d’exiger une égalité automatique. Consultez les erreurs par ligne ou propriété et téléchargez leur détail. Certaines erreurs laissent une fiche partiellement importée. Corrigez la cause identifiée avant de relancer un lot ; une absence d’erreur globale ne remplace pas le contrôle des valeurs et des associations attendues.
9. Vérifier l’export et préparer le retour
Dans HubSpot, l’export de fiches restitue des valeurs de propriétés et des associations ; les activités, comme les appels ou notes de contacts, peuvent nécessiter une autre procédure. Les options choisies déterminent les propriétés et associations incluses. Contrôlez les droits d’export, les colonnes obtenues et les liens récupérés avant de retenir ce fichier comme solution de sortie. Déduisez-en une vérification concrète : ouvrir l’export, retrouver les données attendues et documenter leur réimport, sans promettre un retour automatique. Pour comparer ensuite le format d’export de solutions, le comparatif Axonaut/Sellsy présent sur ce prototype reste une démonstration non vérifiée.
10. Checklist avant l’import complet
Cette checklist récapitule les vérifications documentées ci-dessus. Si un point reste indéterminé, revenez à l’étape concernée avant de lancer le lot complet.
- Copie originale conservée et données existantes sauvegardées.
- Objets à créer ou mettre à jour identifiés.
- Colonnes, champs obligatoires et types de valeurs contrôlés.
- Zéros initiaux et identifiants préservés dans le fichier final.
- Doublons examinés et identifiants de rapprochement choisis.
- Correspondances et comportement des valeurs vides relus.
- Import pilote effectué et résultats examinés.
- Erreurs expliquées avant toute nouvelle tentative.
- Export contrôlé, associations et données non couvertes identifiées.
- Procédure de retour documentée et vérifiable.
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